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文书档案的整理方法和步骤

时间:2019-09-23 09:55:50  来源:世纪科怡   点击:

 
文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法
立卷整理的方法和步骤
一、确定分类方案 分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况,设置分类方案。
复式分类法
1、年度 —机构—保管期限分类法

2009 年:办公室 ?? 永久、 30 年、10 年 业务处 ??永久、 30 年、 10 年 指导处 ?? 永久、 30 年、 10 年
2010 年:办公室 ?? 永久、 30 年、10 年 业务处 ??永久、 30 年、 10 年 指导处 ?? 永久、 30 年、 10 年
2011 年: ??

复式分类法
年度 —机构 —保管期限分类法 永久 30 年 10 年
2009 年:办公室 ?? 1-10 11-20 21-30 业务处 ?? 31-40 41-50 51-60 指导处 ?? 同上
2010 年:办公室 ?? 业务处 ?? 同上排列 指导处 ??
2011 年: ??
复式分类法

2、年度 —问题—保管期限分类法
2009 年:
党群类 ??永久、 30 年、 10 年
业务类 ?? 永久、 30 年、 10 年
行政类 ?? 永久、 30 年、 10 年
2010 年:
党群类 ??永久、 30 年、 10 年
业务类 ??永久、 30 年、 10 年
行政类 ??永久、 30 年、 10 年
2011 年: ??
复式分类法

3、保管期限 —年度 —问题分类法
永久: 2009 年?? 党群类、业务类、行政类
           2010 年?? 党群类、业务类、行政类
           2011 年??
30 年: 2009 年?? 党群类、业务类、行政类
             2010 年?? 党群类、业务类、行政类
            2011 年??
10 年: 2009 年?? 党群类、业务类、行政类
             2010 年?? 党群类、业务类、行政类
             2011 年??
复式分类法

4、保管期限 —年度 —机构分类法
永久: 2009 年 办公室、业务处、指导处 ??
            2010 年 办公室、业务处、指导处 ??
            2011 年 ??
30 年:2009 年 办公室、业务处、指导处 ??
           2010 年 办公室、业务处、指导处 ?? 
           2011 年 ??
10 年:2009 年 办公室、业务处、指导处 ??
            2010 年 办公室、业务处、指导处 ??
             2011 年 ??

保管期限 —年度 —机构分类法
不管采用哪种分类方法,同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理,各类之间界限清楚,归类准确。
二、鉴定
    确定文件是否留存,剔除没有保存价值的文件材料
    确定留存文件的保管期限:永久、 30 年、10 年
三、立卷及卷内文件排列
    根据一定的主题等内部特征和外部特 征把具有密切联系的若干文件组合成一个案 卷,立卷的原则就是便于查找、利用和保 管。
立卷方法:
按公文的主要特征组卷:
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况:
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列:
卷内文件要求排列次序有条理,保持文件之间的联系,给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要 程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列,同一卷文件的不同稿本排列次序为:
发文稿纸(文件批办单) 、正文、附件、定稿、草稿。即: 正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;

正文在前,附件在后,原件在前,复印件在后;
转发文在前,被转发文在后,批复在前,请示在后; 
有文件处理单的,放在最前面; 方针政策性公文在前、业务性公文在后;
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后;
案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整
修裱破损文件
复制字迹模糊或易褪变的文件
超大纸张折叠
去除易锈蚀的金属物 (见图示 )

五、编页
编页
(1)归档文件中有图文的页面为一页,页码用铅笔编写。
(2)页码用阿拉伯数字,每卷从 “1”开始流水编制。
(3)文件正面页码编写在右下角,文件反面页码编写在左下角。 见图示
(4)案卷中如有领导批示的便条,便条上端应粘贴在卷页中,并需另编页码。 见图示
(5)文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料,应装入信封后与其他文件装订在 一起,在信封上标注内容、数量和页号。

 填写卷内文件目录
卷内文件目录放在卷首,填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表
案卷封皮:
立档单位名称
机构(部门)名称
题名
文件形成时间
保管期限
卷内件数、页数
案卷顺序号
如何正确拟写案卷题名
题名
 
文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称,一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地 点组成,统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成 。

一般情况下,文件的题名只有一个,填写题名项时应照实抄录。 有的文件还有副题名和并列题名,副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分,是对正题名进行解释说明,在正题名 能够反映文件内容时,副题名一般无须抄录。
题名案例分析(一)
没有题名,或题名含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容的,应根据文件的内容重新拟写或补充标题。 没有题名的,如信。 见图示 虽有题名但无实质内容的如通知、函等。
题名案例分析(二)
批办单上的内容视重要程度加以反映,一般在批办单上会有领导的批示,标题中尽量把它揭示出来。 对于文件的不同稿本要揭示,如:草稿、定稿等最好在题名内加以标注。 若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

两份或两份以上文件组合在一起,在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。 见图式 卷内备考表 卷内备考表放在案卷最后,用以登记卷内文件的基本状况,监督和保护文件,并便于管理人员和利用者 了解案卷的有关情况。

七、案卷装订 归档文件材料整理完毕后,需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订,可以起到固定文件页次,防止文件张页丢 失,便于归档后保管和利用的作用。
页面过满时,则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。



八、案卷排列 案卷的排列 对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列,确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置,保持案卷与案卷之间 的联系。
一般来讲按照问题的重要程度排列,相同问题的案卷排在一起。 保管期限 —年度 —机构分类法

十、编制案卷目录 编制案卷目录
是案卷的名册,是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
案卷目录的重要作用
第一,固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序,最后完成档案整理工作;
第二,概括地介绍全宗内案卷的内容和成分, 是查找和利用档案最基本的检索工具, 也是编制其他检索工具的基础; 第三,它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。 案卷目录格式:卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。 案卷目录建议以 Excel 横版格式制表 。

档案装盒
1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。
2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止卷号等项目,需用红色印章标明。

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